Jednolity Plik Kontrolny dotarł do mikrofirm
Magdalena Parys

Od tego roku obowiązek przygotowywania Jednolitego Pliku Kontrolnego dotyczy już nie tylko dużych, średnich i małych firm, ale także mikroprzedsiębiorstw. Co ta podatkowa zmiana dla nich oznacza?

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny (z ang. Standard Audit File-Tax)? To nic innego jak zbiór danych zawierających najistotniejsze informacje dotyczące operacji gospodarczych danego przedsiębiorstwa. Co trzeba o nim wiedzieć?

  • powstaje na bazie systemów informatycznych firmy
  • posiada wystandaryzowany układ oraz format (XML)
  • dotyczy konkretnego okresu i może być łatwo przetwarzany.

Jego celem jest uproszczenie i skrócenie procedury kontroli skarbowej firmy. Dzięki JPK kontrola „skarbówki” stanie się mniej uciążliwa, ponieważ proces weryfikacji danych na żądanie będzie automatyzowany - bez wymogu papierkowych dokumentów.

Do tej pory było to zadanie dla większych podmiotów gospodarczych – dużych (od 1 lipca 2016 r.) oraz małych i średnich firm (od 1 stycznia 2017 r.). Od początku tego roku JPK dotyczy również mikroprzedsiębiorstw. To podatkowa nowość, która rzeczywiście może znacząco uprościć cały proces kontroli skarbowej i uczynić go przystępnym dla każdej osoby prowadzącej biznes. Tylko jak to w życiu bywa: żeby ostatecznie było prościej, na początku trzeba się trochę pomęczyć…

Wiele struktur, ale najważniejszy jest VAT

Jak wskazuje ordynacja podatkowa, tworzenie JPK opiera się na kilku strukturach ksiąg podatkowych i dowodów rozliczeniowych. W tej chwili są to:

  • księgi rachunkowe – JPK_KR
  • wyciąg bankowy – JPK_WB
  • magazyn – JPK_MAG
  • ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT
  • faktura VAT – JPK_FA
  • księga przychodów i rozchodów (KPiR) – JPK_PKPIR
  • ewidencja przychodów (ryczałt) – JPK_EWP

Co więcej, każda z tych struktur składa się z trzech części:

  • nagłówkowej – zawierającej dane do identyfikacji pliku (data utworzenia pliku, daty określające zakres informacji dostarczanych w pliku, cel jego złożenia) oraz dane samego podmiotu (m.in. firma, NIP, adres),
  • merytorycznej – opisującej zdarzenia, które są zależne dla danej struktury JPK
  • kontrolnej – zawierającej sumy kontrolne, które pozwalają ustalić prawidłowość odczytu wszystkich informacji.

Na szczęście, na początku mikroprzedsiębiorcy nie muszą przejmować się wszystkimi strukturami. Najważniejsza z nich to JPK_VAT, służąca do ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Zgodnie z nowymi przepisami, mikrofirmy są zobligowane do jej comiesięcznej wysyłki już od pierwszego stycznia tego roku. Dla pozostałych struktur wiążącą datą jest 1 lipca 2018 roku. To oznacza w praktyce, że od drugiej połowy 2018 roku wszyscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Fakturowa papierologia przejdzie do historii.

Jak przygotować JPK?

Tworzenie i aktualizowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego może się odbywać wyłącznie za pośrednictwem programów komputerowych. Ministerstwo Finansów zaleca do tego arkusz Excela albo aplikacje działające w modelu SaaS (Software as a Service, czyli oprogramowania dostępne na serwerze dostawcy usługi).

Żeby przygotować i wysłać JPK, na początek musisz utworzyć Profil Zaufany – to narzędzie służące do potwierdzania tożsamości w sieci, ułatwiające wysyłanie urzędowych dokumentów online i składanie elektronicznych podpisów (możesz go założyć TUTAJ). Jak już go uzyskasz, będziesz mógł użyć aplikacji JPK KLIENT 2.0 (znajdziesz ją TUTAJ), która służy do konwertowania pliku z formatu CSV do XML i wysyłania dokumentów JPK do resortu finansów.

Wszelkie pliki, szablony i instrukcje niezbędne do przygotowania JPK dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Wsparcie od home.pl

W dużych, średnich, a także małych firmach zadania związane z przygotowywaniem i wysyłką Jednolitego Pliku Kontrolnego zwykle spoczywają na barkach pracowników działu księgowego. Ale w mikroprzedsiębiorstwach, czyli podmiotach zatrudniających do dziesięciu pracowników, rachunkowością często zajmują się właściciele lub ich najbliżsi. Wbrew pozorom nie musi to być trudne, czy uciążliwe.

Wystarczy skorzystać z powszechnie dostępnych narzędzi do fakturowania i księgowości online. Jedno z nich oferuje home.pl, popularny dostawca usług internetowych. Usługa homebiuro umożliwia m.in.: wystawianie faktur, zarządzanie klientami i magazynem, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, a także tworzenie JPK_VAT. Dostępna jest w trzech wariantach, z których każdy oferuje możliwość wygenerowania pliku JPK_VAT.

W przeciwieństwie do innych rozwiązań wirtualnej księgowości dostępnych na rynku usługa związana z tworzeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego nie wiąże się z dodatkowymi opłatami i jest dostępna w cenie podstawowego pakietu.

home.pl przygotował specjalną promocję dla klientów PayU. Mogą oni skorzystać z pakietu homebiuro Unlimited w specjalnej cenie 59 złotych (netto) na okres 12 miesięcy. W pakiecie poza wystawianiem faktur dostępna jest opcja prowadzenia KPiR oraz zarządzanie magazynem produktów. Oferta ważna jest do 28 lutego 2018 roku (z możliwością przedłużenia). Kod promocyjny to 1501-jpk-payu.

Skorzystaj z promocji.

Zdjęcie otwarciowe: Pixabay.com (zmodyfikowane)